Voor sommige organisaties kan het organiseren van een zakelijk event een hele mooie en soms zware uitdaging zijn. Je kunt ervoor kiezen om alles uit handen te geven, maar met de juiste aanpak kan het vooral een heel leuke uitdaging worden. In dit artikel wordt een korte checklist besproken.
Waarom ga je een zakelijke event organiseren?
De ‘waarom’ is voor het organiseren van het evenement zeer belangrijk. Wil je met jouw zakelijke event meer naamsbekendheid genereren of juist al jouw medewerkers bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar? Aan deze waarom kun je vervolgens een bepaalde doelstelling gaan koppelen. Probeer deze ook eens zo te formuleren dat het meetbaar wordt. Dan weet je ook direct aan het einde van de rit wat voor invloed het zakelijke event heeft gehad.
Wie ga je uitnodigen voor het evenement?
Wanneer het een personeelsfeest betreft is het uiteraard niet zo moeilijk om de juiste mensen te kiezen voor het feest. Wanneer je echter meer naamsbekendheid wilt genereren en dus ook uiteindelijk meer klanten wilt binnenhalen dan is het lastiger om de juiste mensen een uitnodiging te sturen. Je kunt hiermee beginnen om je huidige klanten uit te nodigen en aangeven dat zij ieder een extra gast mogen uitnodigen. Dit kan ervoor zorgen dat er nieuwe mensen in aanraking komen met jouw bedrijf. Daarnaast is het aan te raden om alle zakelijke relaties uit te nodigen, dit geldt dus ook voor oude klanten. Deze mensen kunnen het ook zien als een mogelijkheid tot netwerken.
Kosten in kaart brengen
Hoewel een zakelijk event kwaliteit moet hebben wil dit natuurlijk niet zeggen dat je hier teveel geld aan moet uitgeven. Kijk wat je hiervoor kunt vrijmaken en hoe realistisch het is om nieuwe klanten te verkrijgen binnen het aanwezige publiek. Om alles goed op een rijtje te krijgen is het niet verkeerd om een budget planning te maken.
Sfeer is bepalend op een event
De sfeer bij een zakelijk event is bepalend. Het is dan ook verstandig om een expert als Psound in te huren voor bijvoorbeeld het licht en geluid. Het juiste licht en geluid bepaalt namelijk voor een groot deel of de mensen het naar hun zin hebben. Bij zulke partij is het belangrijk om je wensen duidelijk aan te geven, vervolgens kunnen zij hier op inspelen.
Themafeest 